Datenschutzerklärung

Stand: 8. Mai 2026

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

UDY Digital
Inhaber: Umut Deniz Yorulmaz
Rissenerstr. 42, 22880 Wedel, Deutschland
E-Mail: [email protected]

§ 2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

(1) Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

(2) Soweit für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung zur Erfüllung berechtigter Interessen unseres Unternehmens oder eines Dritten dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

§ 3 Erhobene Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende Datenkategorien:

• Stammdaten: Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuernummer (sofern angegeben).
• Zugangsdaten: Benutzername, verschlüsseltes Passwort.
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Informationen, Zugriffszeiten, besuchte Seiten.
• Inhaltsdaten: Hochgeladene Dokumente, Bilder, Rechnungen, Produktangaben sowie jegliche im Rahmen der Plattform erstellten Inhalte.
• Kommunikationsdaten: E-Mail-Korrespondenz, Support-Anfragen.

§ 4 Zwecke der Verarbeitung

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verwendet:

• Bereitstellung und Betrieb der Plattform Ethnofy;
• Erstellung und Verwaltung des Nutzerkontos;
• Erstellung, Speicherung und Verbreitung von Werbemitteln und Marketingmaterialien;
• Automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen mittels KI-basierter Texterkennung;
• Erkennung von Preisveränderungen und Erstellung statistischer Analysen;
• Optimierung der Plattform durch aggregierte und anonymisierte Auswertungen;
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB);
• Versendung produktbezogener Mitteilungen sowie — sofern eingewilligt — Newsletter.

§ 5 Vertraulichkeit der Nutzerdaten

(1) Alle vom Nutzer hochgeladenen Inhalte (insbesondere Lieferantenrechnungen, Produktdaten, Preisinformationen, Marketingmaterialien) sind strikt vertraulich und ausschließlich dem jeweiligen Nutzer zugänglich. Andere Nutzer der Plattform — gleich ob Marktinhaber, Großhändler oder sonstige Nutzer — haben keinerlei Zugriff auf diese Inhalte.

(2) Die technische Umsetzung erfolgt durch Zugriffskontrollsysteme auf Datenbankebene (Row Level Security) sowie auf Anwendungsebene. Hochgeladene Dateien werden in benutzerspezifischen, durch eindeutige Identifikatoren geschützten Speicherbereichen abgelegt.

(3) UDY Digital ist berechtigt, Nutzerdaten in aggregierter, anonymisierter Form für statistische Auswertungen, Markttrendanalysen und zur Verbesserung der Plattform zu verarbeiten und auch an Dritte weiterzugeben. Eine Identifikation einzelner Nutzer ist dabei nicht möglich.

§ 6 Datenweitergabe an Dritte

(1) Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:

• der Nutzer ausdrücklich eingewilligt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
• dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
• dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

(2) Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Supabase Inc. (USA / EU) — Datenbank- und Authentifizierungsinfrastruktur;
• Cloudflare, Inc. (USA / EU) — Content Delivery Network und Speicherung (R2);
• Google LLC / Google Ireland Ltd. (EU) — KI-basierte Bild- und Texterkennung (Gemini);
• Resend, Inc. (USA) — Versand transaktionaler E-Mails;
• PicWish — Bildverarbeitung (Hintergrundentfernung).

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge gemäß Art. 28 DSGVO. Bei Übermittlungen in Drittländer (z. B. USA) erfolgt die Absicherung über Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission.

§ 7 Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange dies für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 8 Rechte der betroffenen Person

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an die unter § 1 genannten Kontaktdaten.

§ 9 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff sowie Manipulation zu schützen. Hierzu zählen insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS / TLS 1.3);
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (bcrypt / Argon2);
• Zugriffskontrollen auf Datenbankebene (Row Level Security);
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Aktualisierungen.

§ 10 Aufsichtsbehörde

Da der Sitz des Verantwortlichen (UDY Digital, Wedel) im Bundesland Schleswig-Holstein liegt, ist die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel, Deutschland
Telefon: +49 431 988-1200
E-Mail: [email protected]

§ 11 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Plattform abrufbar.

UDY Digital · Inhaber Umut Deniz Yorulmaz · Rissenerstr. 42, 22880 Wedel, Deutschland